성과를 내는 회의 방법과 회의 문화 바꾸는 방법

성과를 내는 회의는 어떤 회의이고, 회의 문화를 바꾸는 방법은 무엇이 있을까요. 직장이나 조직, 팀에서 일을 할 때 회의는 매우 중요한 일과이며 프로젝트 성과를 창출하는 도구입니다. 단번에 좋은 팀 문화나 회의 문화를 갖기는 어렵겠으나 팀장의 의지와 팀원들의 참여가 있다면 가능하다고 생각합니다. 

참여자 모두에게 좋은 회의되기, 좋은 팀 만들기, 회의 문화 바꾸기는 한 번에 되지 않습니다. 그렇지만 꾸준히 시도하고 만들어 간다면 조만간 변해가고 바꿀 수 있습니다.

 

좋은 팀워크, 성과를 내는 회의 방법 (@ pexels)

 

업무 환경을 좋게 만드는 것은 사람들이며 그 사람들의 생각들과 무언가를 함께하는 시간이 만들어 가는 것입니다. 그 시간과 생각을 효율적이고 즐겁게 만든다면 업무 환경은 자연스레 좋아질 것입니다.

회의는 압축적인 시간 동안 개인이 모여 개인의 능력치  이상의 결과를 만드는 것입니다. 회의를 효과적으로 한다면 일하는 사람과 일에 대한 태도도 바뀌게 됩니다.

 

성과를 내는 회의 방법

성과를 내는 회의를 하기 위해서는 다음과 같은 원칙이나 의지를 가지고 회의를 이끌거나 참여한다면 모든 회의 참여자가 공감하고 스스로 회의를 성과로 이끌 것입니다.

 

첫째, 회의에서 사용하는 말은 모두 평등하다. 이는 쉬운 것 같으나 조직이나 회사에서는 어려울 수 있습니다. 회의 중 말에 사장님의 말, 팀장님의 말, 인턴의 말이라는 계급장을 달지 않길 바랍니다. 말을 하는 사람인 화자가 누구인가, 그의 지위가 무엇인가가 중요한 것이 아니고 화자가 내뱉는 말의 내용, 말의 의미, 말의 아이디어가 중요하다는 것입니다.

성과를 내는 회의는 화자는 무시하고 화자의 말에 집중하고 의미를 찾아야 한다.  그러면 어느 순간 참여자가 적극적으로 참여한다. 말이 반영되고 서로 평등한 회의를 하게 되면 일의 주도권도 각자 나누고 일도 스스로 하게 되는 결과를 가져와 회의의 결과가 성과로 이루어지게 됩니다.

 

둘째, 회의실 안의 말과 아이디어는 우리 모두의 것이다. 회의 시간 동안에 나온 아이디어와 결과물은 화자의 것이 아니라, 나의 것, 저 사람의 것이 아니라 우리의 것, 우리 모두의 결과물이라는 것입니다. 내 아이디어를 강조하고 소중하게 여기게 되지만 회의에 발화한 말은 개인의 것이 아닌 회의에 참석한 모든 사람의 것이라는 인식을 갖도록 노력하고 합의를 하는 것이 성과를 내는 회의 방법의 하나입니다.

그러기 위해서는 리더인 팀장의 역할이 중요하게 되며 회의에 나온 말을 통해 완성된 결과물은 모두의 성과나 결과물로 만들어줘야 합니다. 그렇게 우리의 것, 우리 아이디어가 된다면 회의 중 나온 말은 누가 말한 것인가를 회의 참여자들은 더 이상 신경을 쓰지 않고 그 말과 내용에 대해 자유롭게 발전시키거나 비판하거나 어떻게 하면 더 좋아질 수 있는지를 고민하게 되는 것이자연스러워집니다. 이렇게 되면 자신의 성과나 포트폴리오가 더 발전하고 성과를 얻게 됩니다. 혼자만의 아이디어는 한계가 있으며 발전하기도 어렵습니다. 내가 팀이나 조직에 속해 있고 팀, 조직과 협력하여 일을 해야 하는 사람이라면 팀이나 조직에서는 공유된 아이디어와 성과는 나를 더 발전시키고 나의 성과를 더 만들어 오게 됩니다.

 

셋째, 회의를 참여하여 듣고 있다가 좋은 아이디어와 내용이 있다면 찬성 의사를 밝힙니다. 그 생각 좋은 것 같아요, 그거 재미있을 것 같아요 등등. 가능하다면 '이 걸 이렇게 해보면 좋을 것 같아요'라는 추가 아이디어를 낸다면 회의의 결과는 눈덩이처럼 커지게 됩니다. 처음 아이디어보다 더 구체적이 되고 단점이 보완되며 참여자 모두의 것이 되어 실행에 옮기는 것에서도 참여자 모두가 합심하게 됩니다. 그러면 성공 확률은 더 높아지겠죠. 회의는 더 효과적인 되어 갈 겁니다.

 

모두가 참여하는 회의 문화 (@ pexels)

 

회의 문화 바꾸는 방법

회의 문화를 바꾸는 리더의 역할

1. 회의에서 팀원이 말을 하도록 만들어라.

회의실 내에서 팀원이 자연스레 의견을 말하도록 만드는 것이 필요합니다. 그리고 회의 내용에 참여하여 회의에서 나온 아이디어나 성과를 발전시키도록 하여야 합니다. 그렇게 하기 위해서는 팀원이 회의 내용을 생각하고, 참여하고 그에 대해 자신의 아이디어나 의견, 그리고 추가된 아이디어 등을 말하도록 회의 문화를 만들어야 합니다. 그렇게 하기 위해서는 팀의 리더는 팀원에게 묻고, 반영하고, 또다시 묻는 것을 하여야 합니다.

팀의 리더는 회의에서 나온 말이나 아이디어 중에서 가장 괜찮다고 생각하는 하나의 아이디어를 선택하고 그것에 좋은 점을 말하고, 왜 의미 있다고 생각하는 것을 밝힙니다. 그리고 보완되었으면 하거나 부족한 부분을 말하는 것이죠. 

 

"나는 이 아이디어가 좋은데. 이 아이디어는 XX부분에서 효과가 있을 것 같아. 그런데 이런 이런 부분은 미진한 부분이 있는 것 같아" 

그리고 나서가 중요한데.. "그것에 대해 어떻게 생각해"라고 물어줘야 합니다.

 

그러면 소극적이던 팀원들도 "좋은 것 같아요",  "저는 괜찮은 것 같은데요"

"저도 이러한 부분은 개선하면 좋겠어요"  정도의 반응은 하여 줍니다. 

"이것을 이렇게 붙이면 되지 않을까요?", " 이 부분은 지난 OO의 아이디어와 합치면 좋을 것 같아요"라고 의견이 자연스레 나옵니다. 간단한 반응 외에 추가 의견이나 발전, 비판, 좋아지게 하는 고민은 한 번에 나오지 않습니다. 회의를 의견을 묻고 반영하도록 꾸준히 시도해야 합니다.

 

리더는 " 아. 그래", " 여기에 누가 이야기한 그것을 반영해 볼까?" , " 이렇게 발전시켜 보면 어때?"라고 다시 묻고, 새로운 의견이 괜찮은지 다시 질문하고 답을 기다리는 것이 필요합니다.

 

그래서 그 아이디어가 당신들이 말하는 아이디어가 우리의 아이디어가 되는 거야. 당신들(팀원들)이 말하는 것이 반영되고 있어. 나는 당신들을 평가하고 있는 것이 아니라 '나는 이 프로젝트가 잘 되기만을 바래,  이 일이 잘 되는 것에만 집중할 거야' 하는 신호를 계속 줘야 합니다. 그러면 팀원들도 자연스럽게 나를 평가하거나 내가 하는 말로 나를 재단하지 않는다는 것을 인지하게 되고 말이나 아이디어를 자연스럽게 내 보이게 됩니다. 편하고 성과가 나는 회의 방식으로 바뀌게 되고 참여자들의 말이나 태도가 변하게 됩니다.

회의 중 아이디어나 말에 대한 비판이 있어도 그것은 개인을 비난하려는 것이 아니라 좋은 결과물로 만들어가기 위한 논의이며 질문이라는 인식이 되도록 말하고 회의 분위기를 이끌어야 합니다. 일이 해결되도록 만드는 것에 포커스를 맞추어 회의를 진행하는 것이 좋습니다.

물론 이러한 것들이 한 번에 되지는 않고 꾸준히 의식하고 회의에 반영하여야 합니다.

 

2. 결정이 두려워서 결정을 미루면 결정의 무게는 점점 커지게 된다.

리더는 회의에서 무언가를 결정하고 정하는 것에 두려워하지 말아야 합니다. 건질 것이 없는 회의여도 그래도 괜찮은 아이디어나 결과를 정해야 합니다. 어떠한 회의든지 무언가를 결정하고 그 결정에 살을 붙여나가면 그 결과는 종국에 그럴싸한 결과가 됩니다. 결정이 두려워 미루고 말에 말을 더하기만 한다면 회의는 지치게 되고 발전적인 생각이나 말이 나오기 어렵게 됩니다.

결정을 해야 하는 순간이 오면 리더는 결정을 하고 팀원에게 의견을 묻고 발전시키고, 좋은 것으로 만드는 고민을 하도록 유도하는 것이 결정을 미루는 것보다 훨씬 성과를 내는 회의로 만드는 방법입니다. 회의 중간에 순간순간 결정을 하고 모두에게 묻고 회의 참여자에게 그 결정에 참여토록 한다. 결정에 참여하게 되면 실행을 위해 모두 노력하게 된다. 

 

회의 문화를 바꾸는 팁 

좋은 팀 워크와 회의 문화로 바꾸기 위한 하나의 방법은 일정한 시간에 자기가 좋아하고 관심 있는 것을 가져와 이야기를 하도록 하는 것입니다. 그렇게 되면 서로에게 영감과 자극을 주게 되면 서로를 자연스럽게 알게 됩니다. 좋은 팀으로 소통이 이루어지게 됩니다. 서로의 입장을 이해하게 되고 서로의 생각을 듣고 반응하도록 유도하게 됩니다. 회사일로만 인지하는 것이 아닌 호감 가는 또는 새로운 것으로 서로를 인지하고 알게 되고 이해하게 됨으로써 서로를 대하는 방식을 터득하게 됩니다.

회의에서 이러한 영감과 서로에 대한 앎은 자연스러운 회의 시간, 성과를 내는 회의 시간으로 이어지게 됩니다. 

 

좋은 팀은 모두에게 부러움의 대상입니다. 좋은 팀은 오랜 시간 공들여 만들어가야 하는 것이며 문화입니다. 리더뿐만 아니라 팀원들 모두도 좋은 팀이 되도록 노력해야 합니다. 그러면 소속된 팀원은 모두 좋은 성과를 내게 되고 선망의 대상이 됩니다. 본인에게 최적의 팀원, 동료를 만들어 가야 합니다.